EXIA SAS – NIT 901504091-2
Proveedor de servicios de energías renovables (especialmente solar) – instalación, mantenimiento y monitoreo
Versión: 1.0
Fecha de entrada en vigencia: 01/01/2024
Responsable del tratamiento: EXIA SAS, NIT 901504091-2
Domicilio: Cartagena – Bolívar, Colombia
Dirección: Barrio Bosque, Cartagena
Correo para datos personales (PQR): soporte@exia.com.co
Sitio web (Política): https://www.exia.com.co/privacidad
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (la “Política”) establece los lineamientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización, transmisión, transferencia y supresión de datos personales tratados por EXIA SAS en desarrollo de sus actividades, principalmente la instalación, mantenimiento, soporte y monitoreo de sistemas de energías renovables, especialmente sistemas solares fotovoltaicos, así como actividades de analítica, mejora continua e investigación asociadas al desempeño de dichos sistemas.
EXIA SAS realiza el tratamiento de datos personales conforme a la normativa colombiana vigente, en especial:
Para efectos de esta Política se adoptan, entre otras, las siguientes definiciones:
Esta Política aplica a datos personales tratados por EXIA SAS respecto de:
EXIA SAS aplicará los principios establecidos en la normativa, incluyendo: legalidad, finalidad, libertad, veracidad/calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Dependiendo del servicio, EXIA SAS podrá recolectar y tratar:
Nombre, tipo y número de documento, correo, teléfono, dirección, ciudad, datos de facturación, y datos del representante o contacto (si aplica).
Contratos, órdenes de servicio, garantías, historial de mantenimientos, tickets de soporte, registros de visita técnica, comunicaciones y evidencias relacionadas con la prestación del servicio.
Información asociada al sistema instalado o integrado por EXIA SAS, como por ejemplo:
Nota: EXIA SAS procurará aplicar minimización: solo recolectar lo necesario para prestar el servicio y cumplir finalidades legítimas.
Cookies u otros identificadores técnicos del sitio web o plataformas, según lo dispuesto en esta Política.
Al iniciar cualquier relación con EXIA SAS —incluyendo, sin limitarse a: solicitar información, requerir una cotización, contratar servicios, diligenciar formularios, firmar/aceptar propuestas u órdenes de servicio, comunicarse por canales de atención, permitir la instalación/activación de equipos o integraciones, o usar/activar el monitoreo— el Titular acepta de manera inmediata los términos de recolección y tratamiento de datos personales aquí descritos y otorga su autorización previa, expresa e informada, cuando a ello haya lugar, para que EXIA SAS trate sus datos personales conforme a esta Política y a las finalidades establecidas.
La autorización podrá obtenerse y evidenciarse por medios físicos o electrónicos, tales como: firma manuscrita o digital, casillas de verificación, aceptación de contrato/propuesta, correos de confirmación, mensajes por canales de soporte, registros de tickets, trazabilidad de plataforma, registros de activación de monitoreo u otros mecanismos equivalentes.
EXIA SAS tratará los datos personales para las siguientes finalidades:
Compromiso de EXIA SAS: cuando el tratamiento para mejora e investigación no requiera identificar al Titular, EXIA SAS procurará usar datos agregados/anonimizados/seudonimizados y aplicará medidas razonables de seguridad y minimización.
El cliente/titular podrá, si así lo desea, solicitar la cancelación de la relación con EXIA SAS (terminación del servicio/contrato o desactivación del monitoreo), a través de los canales indicados en esta Política.
La cancelación de la relación no elimina automáticamente todas las obligaciones de conservación de información cuando exista un deber legal, contractual o técnico de mantenerla (por ejemplo, facturación, garantías, soporte de reclamaciones, trazabilidad de seguridad, y obligaciones contables/tributarias). En estos casos, EXIA SAS conservará únicamente lo necesario por el tiempo exigido y, cuando sea posible, procederá a la supresión o anonimización de datos no requeridos.
El Titular podrá ejercer, de forma gratuita y en los términos de ley, los derechos de:
Canales:
El Titular podrá presentar consultas relacionadas con sus datos. La solicitud debe incluir: nombre, identificación, descripción de la consulta y datos de contacto para respuesta.
El Titular podrá presentar reclamos para corrección, actualización, supresión o revocatoria. Debe incluir: identificación, descripción de los hechos, dirección/correo para notificaciones y documentos soporte si aplica. EXIA SAS podrá solicitar información adicional para validar identidad y proteger los datos del Titular.
EXIA SAS no solicita datos sensibles para la prestación ordinaria de sus servicios. En caso excepcional de requerirse, se informará al Titular, indicando que no está obligado a autorizar su tratamiento, y se solicitará autorización explícita cuando aplique.
EXIA SAS no recolecta de forma intencional datos de menores de edad.
Para operar sus servicios, EXIA SAS podrá vincular Encargados (proveedores) como:
En estos casos, EXIA SAS exigirá medidas razonables de seguridad, confidencialidad y cumplimiento normativo.
Transferencias internacionales: Si se utilizan proveedores con infraestructura fuera de Colombia, EXIA SAS procurará asegurar estándares adecuados de protección y el cumplimiento de requisitos legales aplicables.
EXIA SAS implementa medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales, incluyendo control de accesos, gestión de credenciales, respaldo, monitoreo y buenas prácticas de seguridad. Aunque no existe seguridad absoluta, EXIA SAS adopta medidas para prevenir, mitigar y gestionar incidentes.
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y/o obligaciones legales y contractuales, incluyendo periodos de garantía, soporte, facturación y atención de reclamaciones.
Una vez cumplida la finalidad o vencidos los plazos aplicables, EXIA SAS procederá a la supresión, bloqueo o anonimización de los datos, según corresponda y sea técnicamente posible.
EXIA SAS podrá utilizar cookies y tecnologías similares en su sitio web o plataformas para:
El usuario puede gestionar cookies desde su navegador. Si se deshabilitan cookies necesarias, algunas funcionalidades podrían verse afectadas.
EXIA SAS podrá actualizar esta Política. La versión vigente estará disponible en el sitio web de EXIA SAS en: https://www.exia.com.co/privacidad. En caso de cambios sustanciales, se informará por los canales habituales.
La presente Política rige a partir de 01/01/2024 y permanecerá vigente mientras EXIA SAS realice tratamiento de datos personales en el marco de sus actividades.